Packing list hay Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán.

Đây là chứng từ cần có trong bộ hồ sơ xuất khẩu hàng

Thông thường trong phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm một số thông tin nhất định về lô hàng cũng như  người bán. Bạn phải điền chính xác những thông số cũng như thông tin liên quan đến lô hàng tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan. Bạn cần điền lần lượt, đầy đủ những thông tin sau: 

• Tiêu đề phiếu : Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty

• Seller: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên bán hàng.

• Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng

• Buyer: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng.

• Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).

• Port of Loading: Cảng bốc hàng 

• Port of Destination: Cảng đến 

• Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.

•  ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.

• Product: thông tin mô tả về lô hàng Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS Code

• Quantity: Số lượng hàng hóa

• Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).

• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)

• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được.

• Remark: Những ghi chú thêm ( nếu có )

•  Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ