Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ban hành ngày 20/4/2018), những chứng từ bắt buộc cần có trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract) Hợp đồng thương mại là thỏa thuận bằng văn bản giữa người mua và người bán về các điều khoản giao dịch, như số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và thời gian giao hàng. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên khi xảy ra tranh chấp.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất khẩu. Nó ghi nhận đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, và thông tin của cả người bán lẫn người mua. Hóa đơn này cũng là cơ sở để làm thủ tục thanh toán giữa hai bên.
3. Phiếu đóng gói (Packing List) Phiếu đóng gói là bản liệt kê chi tiết về cách thức đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện hàng, kích thước, trọng lượng và cách sắp xếp hàng hóa. Phiếu đóng gói giúp người vận chuyển và hải quan kiểm soát chính xác lô hàng trong quá trình vận chuyển, đảm bảo không xảy ra sai sót hay nhầm lẫn.
4. Vận đơn (Bill of Lading/AWB) Vận đơn là chứng từ do người vận tải hoặc đại lý phát hành để xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển. Có các loại vận đơn như: Vận đơn đường biển (Bill of Lading) Vận đơn hàng không (Air Waybill) Tùy thuộc vào phương thức vận tải. Vận đơn đóng vai trò như bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, là cơ sở để nhận hàng tại điểm đến.
5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration) Đây là tài liệu mà nhà xuất khẩu cần nộp, trong đó cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong quá trình xuất khẩu. Thời hạn nộp tờ khai hải quan: Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường: Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm quy định, tờ khai phải được nộp chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải rời khỏi biên giới. Đối với hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn nộp tờ khai hải quan là tối đa 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) Giấy chứng nhận xuất xứ xác định nguồn gốc của hàng hóa, là căn cứ để nước nhập khẩu tính thuế nhập khẩu và xác định xem hàng hóa có thuộc diện được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại hay không. Đối với nhiều quốc gia, việc có chứng nhận xuất xứ là bắt buộc để thông quan hàng hóa.
7. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu cần) Trong trường hợp hàng hóa được bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ được phát hành để đảm bảo bồi thường nếu có tổn thất hoặc thiệt hại xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đây là chứng từ quan trọng để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp xuất khẩu trong các tình huống rủi ro.